إجادة تعامل المدير بنفسه مع الآخرين "مهارات الاتصال

ثالثا: إجادة تعامل المدير
بنفسه مع الآخرين "مهارات الاتصال":
يمثل الاتصال دورا هاما ورئيسا في حياة الإنسان وعلاقاته
الاجتماعية وسير
مؤسساته. وفي إدارة الهيئات يمثل الاتصال عاملا
حاسما لتحقيق النجاح حتى أن البعض يبالغ بالقول إن
الإدارة ما هي إلا مجموعة من الاتصالات. ويستند هذا الرأي إلى
نتائج الأبحاث التي أثبتت أن المدير يقضي 80% من وقته في العمل بالاتصال.
فهو يستمع ويتحدث ويقرأ ويكتب المذكرات والتقارير.وفي
بحث آخر كانت النتيجة كما يلي:
20% من وقت المدير أو الرئيس تنفق في اتصالات خارجية
خاصة بالعمل.
30% اتصالات بالمرؤوسين والمنفذين.
40%اتصالات بالمستوى الإداري الأعلى.
10% تنفق في أداء أعمال فنية.

ولكن ما هو الاتصال؟
• الاتصال له مفهوم ضيق أو مادي وهو يعني وسائل الاتصال المادية(التليفونات، الرسائل، البرقيات....إلخ) وله مفهوم أوسع وأشمل ويقصد بذلك:
- نقل وتبادل المعلومات التي على أساسها يتوحد الفكر،
وتتفق المفاهيم، وتتخذ القرارات.

- أو هو تبادل الحقائق أو الأفكار أو الآراء أو المشاعر
من خلال عمليات الإرسال والاستقبال.

ونستنتج من ذلك أن الاتصال له عناصر هي:
- مرسل.

- يقدم مثيرا أو منبها (أو رسالة).
- إلى شخص (مرسل إليه) بحيث يدرك معناها المطلوب.
- بهدف التأثير في سلوكه والحصول على استجابة.

وهكذا فإن للاتصال أهمية كبيرة فهو وسيلة رئيسة:
- لتوجيه سلوك الأفراد اتجاه الأهداف المرغوبة.
- توفر البيانات والمعلومات وتنقلها إلى مركز اتخاذ
القرار.
- تقرب بين الأفكار والمفاهيم للعاملين وتوحد أنماط
العمل.
- تنقل أفكار العاملين إلى مراكز اتخاذ القرارات.

نماذج عملية الاتصال :

أ‌- النموذج البسيط لعملية الاتصال:
ويرى البعض أن نموذج الاتصال البسيط ذا الاتجاه الواحد
يتكون من ست خطوات هي:
1- تكوين الفكرة لدى المرسل.
2- تحويل الفكرة إلى رموز.
3- نقل الرسالة خلال قناة اتصال.
4- استلام الرسالة.
5- تفسير الرموز وتحويلها إلى رسالة مرة أخرى.
6- القيام بعمل أو تصرف ما(السلوك).
فيما يلي بعض الأمثلة على نموذج الاتصال ذي الاتجاه
الواحد:
• الرسائل البريدية.
• الفاكسات.

• البريد الإلكتروني.
• التقارير المكتوبة.
• البروشورات والنشرات.
ب - نموذج الاتصال المزدوج:
والنموذج البسيط إذا أضيف إليه رد فعل أو إجابة على
تساؤلات كما هو الحال
في المحادثات الشفوية أو التليفونية فإننا نكون
بصدد (نموذج الاتصال
المزدوج).
ويمكن تصور عملية الاتصال في الخطوات الآتية:
1- التفكير من جانب المرسل قبل بدأ الحديث وتقديم
الرسالة(المنبه).
2- تنظيم الفكرة في رسالة عبارة عن مجموعة من الرموز
التي تأخذ عادة شكل
كلمات مكتوبة أو شفوية أو تعبيرية على النحو الذي
سنوضحه فيما بعد.
3- نقل الرموز أو الرسالة. وهنا يجب أن يختار المرسل
القناة المناسبة
والتوقيت الجيد كما يجب أن يحرر قناة الاتصال من
العوائق أو التداخل حتى يتجنب أي تحريف أو إنقاص في
الرسالة.
4- استقبال الرموز أو الرسالة من المستقبل.
5- فك الرموز. وهنا يحاول المستقبل تفهم الرموز واستيعابها
وإدراك معناها
وما تحويه من مضامين حتى يحصل على المعنى الذي
قصده المرسل. ويعتمد الأمر هنا على ما إذا كانت معاني
الرموز متفق عليها من طرفي العلاقة أو متعارف عليها، إذ إنه
غير مستبعد عدم تطابق المعنى لدى طرفي الاتصال.
6- وإذا تفهم المستقبل الرموز وأدرك المعنى يأتي دور
الاستجابة، والتي بدورها تتأثر بمكونات شخصية المستقبل كما سنوضحه فيما بعد.
7- عملية استرجاع المعلومات التي تعني محاولة المرسل
الحصول على ردود فعل،
أو إعادة لمضمون الرسالة من المستقبل حتى يتأكد
من أن الرسالة قد وصلته على الوجه الصحيح.

الطرق الرئيسة للاتصال:
أ- الاتصال الكتابي الاتصال اللفظي-
1- يسهل الرجوع إليه لتحديد المسؤوليات.
2- يوثق المعلومات للاستفادة منها في المستقبل.
3- يضمن نقل بعض المعلومات والأجوبة لعدد كبير من
العاملين
مثل
التقارير- المذكرات- المنشورات- الشكاوى- اللوحات
البيانية
وسائل الإيضاح البصرية- جريدة العمال والجرائدالحائطية.
ب - الاتصال البدني :
1- يقوي روح التعاون والصداقة.
2- يزيل التوتر والضغوط نتيجة إخراج ما في الصدور.
3- يشجع على تبادل الأسئلة ولذلك فهو فعال في تقريب
المفاهيم.
4- يسرع عملية تبادل الأفكار والمعلومات والآراء فهو
يوفر الوقت والجهد مثل:
المقابلات الشخصية-المكالمات التليفونية -اللجان
والاجتماعات والمؤتمرات- المحاضرات.